ブログ 記憶するより記録する、情報過多時代のEvernote活用術 理容よもやま話
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コンピューターが活躍すれば、ペーパーレス時代がやってくる…
そんなことが言われていたこともあったけど、実際には増える一方。
同時に、1日の情報量は限りなく増え続けていて、
2018年時点で、現代人が1日に受け取る情報量は江戸時代の1年分だとか?!


たった1日の情報量で、江戸時代の1年分ですよ?
とんでもない大量の情報が溢れていて、覚えきれるはずもないし、
よっぽどまめでないと、ファイルやフォルダーに分類して保存もしないし、
あれはどこにしまってあったかな~?と探し回るばかり。


それに記憶力は年齢を重ねると共に低下していくのに、
入ってくる情報量は、年齢が行くほど多くなっていくという矛盾(汗)


このままだと、情報を整理しきれなくなるし、
必要な時に情報を取り出すことも出来なくなるんじゃないか?と気づき、
2010年ころから使い始めたのが、Evernoteというクラウドサービス。


Evernoteがどんなものなのかを実生活のイメージで表現すると、
例えば、新製品のパンフレットや講習会案内が各社から送られてきます。
新製品で言えば、年間に数百点にもなるし、講習だって数十回は開催される。
他にも、FAXで送られてくるお知らせや新年会や代理店総会の案内、
会議の議事録であったりと、とにかく仕事用資料が多い!


また、私生活では、郵送で送られてくる年金定期便であったり、
所得税の予定納税通知書であったり、確定申告書の控えであったりと、
保存しておかないといけないものがある一方で、
たまたま見つけた気に入った飲食店のウェブサイトを保存しておいて、
次には行ってみたいな~と思ってみたりと、
記録に残しておきたいことは山のようにあったりします。


そうした資料をフォルダー分けし、バインダーに資料を挟むような感じで、
ほぼ、どんなものでも記録していけるのがEvernote。


例えば、ギター楽譜をpdfファイルで保存したものがあったり、
講習会パンフレットだけを年度別にまとめたバインダーがあったり、
保険証券や健康診断結果などの医療費関係資料が入っているものもある。


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また、こちらはサロン通信という、理美容室向けにお配りしているカタログの、
商品番号やJANコード、商品名、価格などが入っているpdfファイルだけど、
このファイルには、約6,000点の商品が掲載されていたりします。


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また、手書きしている手帳をスキャナーで読み込んでおけば、
10年前からの手帳が、いつでもどこでも見ることが出来たりします。


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また、お取引先とのやりとりは、カルテの形で保存してあって、
これからご紹介する商品を入力しておいたり、
訪問した日付と、その時の話の内容で書き留めておきたいことであったり、
お渡しした見積書をpdfファイルとして貼り込んだりと、
1枚のノートになのに、文字も入れられれば画像を張りこむことも出来るし、
pdfファイルや音声の記録も出来たりする。


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この資料はパソコンから入力して使うことも出来るし、
同じものを、手元のスマホからでも見て、入力することが出来、
スマホで変更した内容は、パソコンでも見ると修正されている。
これが、クラウド型の記録用ノートとして使えるEvernoteなんですね!


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例えば、理容室であったりお顔そりサロンであったりすると、
お客様カルテというものがあります。


例えば、お客様コードやアルファベット順にフォルダーを作り、
その中に、紙で手書きしたカルテをスキャナーで読み込み、
すべてのお客様カルテを、何年前のモノからでも保存しておく方法があります。


これなら、出先で予約を受けた場合であっても、
手元のスマホでお客様情報を確認し、前回の施術内容や店販品のお買い求め、
また、自分で書き込んだメモなどを見ることが出来ます。


今のプリンターは多くが複合型といってスキャナーを内蔵しているし、
もっと極端に言えば、スマホでのカルテの写真を撮って、
それを入れておくという方法だったら、もっと簡単になります(笑)


自分の場合は、手書きで保存しているのは会議用の手帳なので、
複合型プリンターでスキャンして、年度別にフォルダーに日付順に並ぶようにし、
それを、手元のスマホで「あの時の会議ではどうだったかな?」なんて、
以前の会議内容を見直すことが出来たりします。


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これからは、記憶よりも記録することに徹することで、
覚えなくても構わないことは覚えない、必要なものは検索で見つけることにし、
空いた分の自分の脳を、これから先のことを考えるためだけに使えます♪


この10年で記録してきた資料やpdfファイル、画像、音声であったり、
LINE公式アカウントのバックアップ、いただいた名刺など、
ほとんどすべてがここに入っているので、
さっき、いくつあるのかと見たら、7994枚のノートが入ってました(笑)
ざっくりと、年間で800枚くらいの資料を保存している計算です。


ただ、なんでも出来るからといって、すべてに使おうとすると大変なので、
最初は、カルテの保存と名刺の保存だけに使ってみよう!など、
シンプルなところから始めるのが、継続できる秘訣です。


もし、使ってみて分からないことがあったら、お気軽に質問してくださいね!


なお、基本的には無料コースで使うことが出来るけど、
自分のように、情報の保存量がかなり多くなってきたときは、
年間6,000円くらいで使えるプレミアムコースがあるので、
必要な方だけ、有料登録するようにしてくださいね。


では、頑張ってみてくださいね~♪



理美容総合商社 (株)大和理器 東京都杉並区高円寺北2-29-8 03-3338-5214(代)
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